Come utilizzare la convalida dei dati per limitare i dati in Fogli Google?

Fogli Google è un comodo strumento che puoi utilizzare per collaborare con i tuoi dipendenti, colleghi, studenti e amici. Poiché chiunque abbia accesso a un foglio Google può facilmente modificarlo, potrebbero essere immesse voci errate e dati non validi.

Ad esempio, supponiamo che ci sia una colonna della data su un foglio di lavoro. Un utente può inserire una voce in formato data o testo (ovvero 15/10/2019 o 15.10.2019). Quest'ultimo renderà difficile il calcolo e l'ordinamento dei dati.

La buona notizia è che, con la funzione di convalida dei dati, puoi implementare controlli rigidi all'interno di celle o intervalli specifici sul foglio per impedire agli utenti di inserire qualcosa che non soddisfa i parametri che hai impostato.

In questa guida, discuteremo come utilizzare la funzione. Imparerai anche come utilizzare Protezione foglio per bloccare un intero foglio o aree selezionate su di esso.

Come utilizzare la convalida dei dati in Fogli Google

Ecco come aggiungere la convalida dei dati a una cella o a un intervallo in Fogli Google:

1. Avvia il tuo browser.
2. Inserisci https://docs.google.com/spreadsheets/ nella barra degli URL e premi Invio sulla tastiera.
3. Apri il foglio di lavoro che desideri modificare.
4. Evidenzia la cella o l'intervallo che desideri convalidare.
5. Fare clic su Dati nella barra dei menu, quindi fare clic su Convalida dati dal menu di scelta rapida.
6. Nella finestra che si apre, espandi il menu a discesa 'Criteri' e seleziona il tipo di dati che gli utenti possono inserire nelle celle selezionate (ad esempio Data, Numero, Testo e così via).
7. Ora, nell'opzione 'Su dati non validi:', puoi scegliere se desideri che venga visualizzato un avviso quando un utente inserisce dati non validi o semplicemente rifiutare l'inserimento e visualizzare un messaggio di errore.

Se selezioni 'Mostra avviso', l'utente riceverà una notifica delle istruzioni impostate per la cella ma l'inserimento non verrà rifiutato. Piuttosto, sarà contrassegnato da un indicatore rosso.

Ma se selezioni 'Rifiuta input', la voce non sarà consentita e l'utente riceverà un errore che dice: 'I dati che hai inserito violano le regole di convalida dei dati impostate in questa cella'.

8. Se scegli 'Rifiuta input', puoi contrassegnare la casella di controllo 'Mostra testo della guida di convalida:' nell'opzione 'Aspetto'. Quindi digita un messaggio utile che mostrerà all'utente cosa è necessario affinché i dati siano validi.

Ecco qua. Ora sai come limitare l'immissione dei dati in un foglio di lavoro.

Come bloccare una colonna in Fogli Google

Puoi bloccare celle, intervalli o l'intero foglio di lavoro in modo che non possano essere modificati senza autorizzazione.

Segui questi semplici passaggi per farlo:

1. Avvia il tuo browser.
2. Inserisci https://docs.google.com/spreadsheets/ nella barra degli URL e premi Invio sulla tastiera.
3. Apri il foglio di lavoro che desideri proteggere.
4. Evidenzia la cella, la colonna o la riga che desideri bloccare. Puoi anche evidenziare l'intero foglio di lavoro, se lo desideri.
5. Fare clic con il tasto destro su una delle celle selezionate e selezionare 'Proteggi intervallo ...' dal menu contestuale.
6. Nella finestra di dialogo visualizzata, inserisci una descrizione per la cella o l'intervallo selezionato, quindi fai clic sul pulsante 'Imposta autorizzazioni'.
7. Ora puoi scegliere di 'mostrare un avviso quando modifichi questo intervallo' o 'limitare chi può modificare questo intervallo'. Se selezioni quest'ultimo, espandi il menu a discesa e quindi seleziona se desideri solo tu o anche altri utenti per poter modificare i campi selezionati.

Speriamo che questa guida ti sia stata utile.

La protezione del foglio è utile quando si raccolgono dati dagli utenti e quando si desidera garantire che le voci contenute nel foglio di calcolo siano prive di errori.

La convalida dei dati, d'altra parte, garantisce che gli utenti non inviino dati non corretti. È particolarmente utile quando è necessario impostare formule o eseguire attività di automazione che non funzioneranno correttamente se sono stati utilizzati formati di dati errati.

In questa nota, ora ti lasciamo con questo suggerimento: tieni sempre il tuo PC al sicuro da elementi dannosi che possono causare arresti anomali del sistema e perdita di dati. Usa Anti-Malware per eseguire oggi una scansione completa del sistema. Concediti la tranquillità che meriti.

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