Come scaricare tutte le e-mail dal server in Outlook?

Outlook è l'interfaccia di posta elettronica principale per gli utenti di Microsoft Exchange Server. È sincronizzato con il server per recuperare e inviare e-mail in modo rapido e pratico. Non importa se il tuo client di posta elettronica è Outlook.com, Hotmail o anche una terza parte come Gmail, puoi facilmente configurare il tuo account e iniziare a inviare tutte quelle email di lavoro.

Poiché sono le tue email, vorresti, ovviamente, la possibilità di aprirle in qualsiasi momento. Puoi fare affidamento su Outlook per visualizzare qualsiasi email di cui hai bisogno, indipendentemente da quanti mesi sono passati da quando l'hai scritta. Oppure puoi? A quanto pare, le cose non sono così semplici. Outlook non mostra tutto per impostazione predefinita: la maggior parte delle tue email rimane su Microsoft Exchange Server, mentre solo una parte viene resa disponibile per te in Outlook.

Se utilizzi Outlook 2019, 2016, 2013 o Outlook per Office 365, non puoi ottenere l'accesso immediato ai tuoi messaggi di posta elettronica meno recenti senza modificare un'impostazione della posta in arrivo. Sebbene la tua e-mail sia conservata sul server per sempre, se lo desideri, potresti aspettarti la comodità di avere anche una copia locale. Tuttavia, il modo in cui Outlook è configurato, scarica fino a 12 mesi delle tue email sul tuo disco locale. Se è necessario leggere messaggi di posta elettronica più vecchi di questa data, sarà necessario intraprendere l'azione appropriata per forzare Outlook a scaricarli dal server.

Perché Outlook ha un limite di download della posta elettronica?

Potresti chiederti perché la situazione è così. È perché Microsoft Office effettua alcune impostazioni intelligenti quando è installato sul tuo sistema. Controlla tutto l'hardware e apporta le modifiche necessarie per consentire al programma di funzionare in modo ottimale sul sistema. Per quanto riguarda Outlook e le e-mail aziendali, i controlli che esegue sull'hardware vengono utilizzati per impostare i parametri di download.

Chiaramente, sta cercando di aiutare, ma il programma può diventare intrigante. Dopo aver controllato il disco rigido per verificare quanto spazio è rimasto, regola automaticamente il limite di tempo che determina il numero di messaggi di posta elettronica conservati localmente. Più spazio su disco è disponibile, più mesi di e-mail vengono scaricati. Il calcolo viene effettuato secondo la seguente formula:

• Se lo spazio libero su disco è fino a 64 gigabyte, fino a 12 mesi di messaggi di posta elettronica vengono scaricati automaticamente sul computer.
• Se lo spazio libero su disco è compreso tra 32 gigabyte e 64 gigabyte (escluso nessuno dei due numeri), tre mesi di messaggi di posta elettronica vengono automaticamente scaricati sul computer.
• Se la quantità di spazio libero su disco è inferiore a 32 gigabyte, nella memoria locale del computer viene conservato solo un mese di email.

Potresti chiederti di cosa si tratta e perché l'impostazione non può essere impostata su 'scarica tutte le email' o qualcosa di simile. In realtà, contrariamente alla credenza popolare, le e-mail possono occupare molto spazio di archiviazione. Coloro che conducono una vita piena di messaggi di posta elettronica spesso scoprono che un'enorme quantità di spazio è stata occupata dalle e-mail inviate e ricevute. Se non monitori l'utilizzo del disco, potresti svegliarti e scoprire che tutto il tuo spazio è stato inghiottito dalla tua corrispondenza commerciale.

Anche Microsoft lo sa. Ecco perché Office è progettato per regolare automaticamente i parametri di archiviazione, come il limite di archiviazione della posta elettronica locale predefinito per Outlook. Di solito, questo va bene; è probabile che tu non abbia molto bisogno di e-mail di anni passati. Inoltre, indipendentemente dall'impostazione, hai comunque accesso locale alle tue attività, agli appuntamenti del calendario e ai contatti.

Tieni presente che l'efficacia di questa impostazione dipende dal tipo di client di posta elettronica che utilizzi. Se utilizzi uno dei provider di servizi di posta elettronica interni di Microsoft come Hotmail, Outlook o 0365, l'impostazione influenza il numero di messaggi di posta elettronica disponibili localmente. Lo stesso principio si applica alla maggior parte dei servizi di posta elettronica aziendali più diffusi in circolazione. Tuttavia, se ti capita di utilizzare un provider pubblico come Gmail, Yandex o Yahoo, non avrai questa preoccupazione poiché l'impostazione non avrà alcun effetto. Tutte le tue email su Microsoft Exchange Server avranno una copia locale archiviata nella memoria interna del tuo computer.

Come fare in modo che Outlook scarichi tutti i messaggi di posta elettronica dal server

Il server qui si riferisce naturalmente a Microsoft Exchange Server. Mentre alcune aziende acquistano una licenza per ospitare un server Exchange nei locali, altre si rivolgono a un provider di server Exchange-as-a-Service di terze parti. Anche la popolarità di Exchange Online, una versione cloud del servizio ospitato dalla stessa Microsoft, è in aumento.

Indipendentemente dalla modalità di Exchange utilizzata, la sua funzione principale rimane la stessa: un agente di trasferimento di messaggi che invia e-mail tra computer. I messaggi vengono letti da entrambe le estremità tramite un client di posta elettronica, in questo caso Outlook.

In sostanza, utilizzando Exchange, tutte le email che hai mai inviato e ricevuto vengono archiviate su Exchange Server per sempre. Ovviamente, la conservazione eterna delle tue e-mail è soggetta a cose come i limiti di archiviazione nel cloud per gli account individuali e l'uso continuo dell'account. Il punto resta che in circostanze normali, puoi ancora vedere le tue email, comprese quelle veramente vecchie, anche se non sono archiviate sul tuo computer.

Allora, cosa puoi fare per scaricare tutte le email dal server ad Outlook? Se desideri visualizzare tutte le tue e-mail in Outlook, ci sono due modi.

Metodo 1: utilizzare il collegamento 'Altro' in Outlook

Outlook per Office offre un modo semplice per estendere il numero di messaggi di posta elettronica visualizzati in una cartella. Supponendo che tu abbia mantenuto l'account per molto tempo o che tu abbia una lunga cronologia email, l'app in genere mostrerà solo le email più recenti. Ma tu puoi forza Outlook a scaricare tutte le email IMAP - o almeno visualizzarli.

Quando ti trovi in ​​una cartella come Posta in arrivo o Inviati in Outlook e scorri verso il basso, raggiungi presto la fine delle e-mail visualizzate. Proprio lì, vedrai un messaggio che ti informa che puoi fare clic sul collegamento per visualizzare più messaggi:

Ci sono più elementi in questa cartella sul server

Fare clic qui per visualizzare più messaggi di posta elettronica su Microsoft Exchange

Dopo aver fatto clic sul collegamento 'Fare clic qui per visualizzare più messaggi di posta elettronica su Microsoft Exchange', Outlook scaricherà il resto dei messaggi di posta elettronica per quella cartella sul computer. Funziona solo se disponi di una connessione Internet. Inoltre, vengono scaricate solo le e-mail di una determinata cartella. Pertanto, se ti trovi nella cartella Inviati, ricevi solo tutte le email che hai mai inviato.

Questo principio è vero se si esegue una ricerca nella casella di posta. Quando digiti la query di ricerca e vengono visualizzati i risultati, se ci sono molte email che corrispondono al termine di ricerca, potresti vedere quanto segue nella parte inferiore della pagina dei risultati:

Visualizzazione dei risultati recenti ...

Di più

Facendo clic sul collegamento Altro vengono scaricati il ​​resto delle email corrispondenti alla query di ricerca.

Se desideri vedere a colpo d'occhio tutte le tue e-mail in una determinata cartella, puoi accedere al tuo account tramite l'app Web per Outlook. Questo ti porta all'interfaccia di Microsoft Exchange Server per il tuo account e puoi vedere tutto ciò che è memorizzato lì.

Metodo 2: modificare l'impostazione 'Posta da mantenere offline' in Outlook

Questa è l'impostazione che determina il numero di mesi di messaggi di posta elettronica che Outlook conserva sul tuo computer. Ricorda che funziona solo quando utilizzi un client di posta elettronica Microsoft o un provider di servizi di posta elettronica aziendale riconosciuto. Puoi estendere il numero di messaggi conservati o ridurlo, anche. Puoi anche dire a Outlook di salvare localmente ognuna delle tue e-mail.

Secondo Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook per Office 365 offrono le opzioni di 1, 3, 6, 12 o 24 mesi o Tutti. Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook per Office 365 offrono le opzioni aggiuntive di 3 giorni, 1 settimana e 2 settimane.

Senza ulteriori indugi, ecco cosa devi fare:

• Avvia l'applicazione Outlook.
• Vai alla scheda File.
• Seleziona l'opzione a discesa Impostazioni account.
• Quando l'opzione è espansa, seleziona Impostazioni account.
• Nella finestra Impostazioni account, seleziona la scheda E-mail.
• Se disponi di più account in Outlook, verranno visualizzati qui. Seleziona quello di cui desideri modificare le impostazioni, quindi fai clic sul pulsante Modifica.
• Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica account. Assicurati che la casella di controllo Usa modalità cache sia selezionata.
• Spostare il dispositivo di scorrimento 'Posta da tenere offline' sul numero desiderato di anni, mesi, giorni o settimane. (Se il dispositivo di scorrimento è disattivato, è possibile che l'amministratore ti abbia impedito di modificare l'impostazione.)
• Fare clic sul pulsante Avanti.
• Viene visualizzato un popup che chiede di confermare la modifica della configurazione. Fare clic su OK.
• Fare clic su Fine e riavviare Outlook.

Presto dovresti vedere un messaggio che ti informa che 'Le tue cartelle sono aggiornate' nella parte inferiore di Outlook. Viene visualizzato solo dopo che Outlook ha terminato il download di tutti i messaggi da Microsoft Exchange Server.

Scegli l'opzione Tutto solo se lo spazio di archiviazione è sufficiente. Le tue impostazioni dovrebbero corrispondere alla quantità di spazio sul tuo disco. Se scegli l'opzione per scaricare tutte le email su un disco con spazio limitato, i problemi sono inevitabili. Ti consigliamo di eliminare prima tutti gli elementi indesiderati dal tuo archivio per liberare più spazio.

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